Delegar confiando en el equipo

Este no va a ser otro post sobre cómo decidir entre lo que es más o menos importante/urgente a la hora de delegar. Nunca me ha convencido ese criterio de decisión. ¿Confiar en otras personas solo lo poco importante y lo que no es urgente? Es decir, ¿lo que no aporta valor? ¿Las sobras?… No funciona así.

Si no somos capaces de delegar lo importante/urgente a alguien del equipo, entonces no tenemos problemas en delegar, tenemos problemas de CONFIANZA. Si no somos capaces de entregar responsabilidades clave, entonces no estamos delegando: estamos reteniendo poder por miedo o desconfianza.

A veces nos aferramos a la idea de que si no lo hacemos en primera persona, la tarea no saldrá. Otras, nos gana la impaciencia porque explicarlo parece más largo que hacerlo directamente. Pero esta visión a corto plazo es un obstáculo para el desarrollo de un equipo autónomo y maduro.

Conoce la realidad

Antes de hablar de herramientas o técnicas, lo primero es mirarse al espejo. La principal barrera para delegar no es la falta de tiempo ni de recursos. Es la falta de perspectiva sobre nuestra propia situación: cómo gestionamos nuestro día a día, qué nos impide soltar, qué nos contamos para justificar que “tenemos que hacerlo todo”… Delegar bien empieza por ser realistas. 

1) Revisa tu gestión del tiempo

Pregúntate con sinceridad:

• ¿Estoy llegando a todo sin sacrificar la calidad o mi salud?
• ¿Estoy apagando fuegos o liderando con visión?
• ¿Estoy siempre al límite, sin espacio para pensar ni hacer crecer al equipo?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “no” o “a veces”, es hora de reorganizar y delegar.

2) Deja el ego fuera

Muchas veces no delegamos por miedo a que parezca que no somos imprescindibles. Pero el liderazgo no se trata de hacer todo, sino de hacer que las cosas pasen a través del equipo. 

Piensa en quienes te rodean. Es muy probable que haya alguien que lo haga igual de bien. Incluso mejor. Delegar no resta valor a tu rol, lo refuerza.

Si, después de analizarlo con objetividad, concluyes que nadie en el equipo tiene aún la capacidad para asumir esa tarea, entonces no es un motivo para no delegar, sino una oportunidad de desarrollo. Es el momento de activar un plan de formación, de identificar qué competencias faltan y de empezar a construirlas.

Delegar también significa preparar al equipo para que pueda asumir más responsabilidades en el futuro.

3) Detecta tus miedos

• ¿Temes que el equipo se equivoque?
• ¿Que no se sigan los estándares?
• ¿Que “pierdas el control”?
  

Si te preocupan estos aspectos, deja claro al equipo que estarás disponible para resolver dudas o ayudar si se atascan. Pero ojo: estar disponible no es lo mismo que microgestionar. La microgestión anula la autonomía y mata la motivación. Eso tampoco es delegar.

Delegar implica confianza y la confianza es una calle de doble sentido: cuando confías, el equipo crece.

Elige qué delegar (y qué no)

Antes de ponernos a repartir tareas, paremos a pensar. No se trata de soltarlo todo y que reine el caos. Necesitamos una estrategia, decidir a quién vamos a traspasar qué, cómo y por qué.

¿Quién puede tener disponibilidad para realizar la tarea? ¿Quién tiene la capacidad de realizarla o el interés en aprender? ¿A quién puede motivar?… La delegación no es solo repartir trabajo, también es desarrollar talento.

Delegar también es una herramienta de desarrollo. No se trata solo de repartir carga, sino de activar el potencial del equipo. Al delegar con estrategia puedes formar talento, motivar, aumentar la autonomía...

Explica el qué, el cómo y el por qué

Delegar no es soltar un: “Ocúpate de esto” y desaparecer. Para que la delegación funcione, la persona tiene que entender tres cosas:

• Qué ha de hacer → Define la tarea con claridad. ¿Cuál es el objetivo concreto? ¿Qué se espera que se entregue? ¿Hay puntos de seguimiento previstos? ¿Fechas clave? ¿Cuál es el deadline? ¿Con qué autonomía cuenta la persona para tomar ciertas decisiones?… Cuanto más claro esté el “qué”, menos espacio habrá para malentendidos.
• Cómo hacerlo (si ya estuviera definido) → Si hay un proceso establecido, documentación, herramientas específicas… compártelo. Si no hay un “cómo” definido, déjalo claro también.
• Por qué es importante → Las personas no se motivan con tareas sueltas. Se motivan cuando entienden el propósito detrás de lo que hacen.

Acompaña y da feedback

Delegar es estar presente sin invadir, es crear el espacio para que la otra persona crezca con autonomía, pero también con apoyo. Si delegas y luego desapareces, la persona nunca sabrá si lo hizo bien.

El feedback es la herramienta que convierte una tarea delegada en una experiencia de aprendizaje. ¿Cómo hacerlo?

✔️ Reconoce lo que salió bien → Refuerza lo positivo. No des por hecho que, si salió bien, ya está. Celebrar los aciertos no solo motiva, fija buenas prácticas.

✔️ Ofrece mejoras concretas → No un “esto no está bien”. Di qué se puede mejorar, por qué es importante hacerlo y cómo se podría abordar de otra forma. Recuerda que el feedback ha de ser específico, práctico y constructivo.

✔️ Mantén la conversación abierta → invita a compartir dudas, retos o aprendizajes. Eso también forma parte del crecimiento.

Cuando algo sale bien, dilo. No solo porque es justo, sino porque fortalece la relación, refuerza la confianza en el proceso y transmite que te importa la evolución de esa persona, no solo el resultado final.

Conoce los 7 niveles de delegación

Una vez que has entendido qué delegar, cómo explicarlo y cómo acompañar con feedback, queda un paso: elegir el nivel adecuado de delegación.

No todo se delega igual. No es lo mismo encargar una tarea operativa a alguien que acaba de incorporarse, que confiar una decisión estratégica a un equipo experimentado.

Para tomar ciertas decisiones, puedes apoyarte en esta herramienta: los 7 niveles de delegación. Son una guía práctica para ajustar el grado de autonomía en función de la situación:

Decir → Tomas la decisión y la comunicas. Es una instrucción directa, sin espacio para discusión.

Vender → Tomas la decisión, pero explicas el porqué para generar alineación.

Consultar → Pides opiniones antes de decidir. Escuchas, valoras y decides tú.

Acordar → La decisión se toma conjuntamente, buscando consenso con la persona o el equipo.

Aconsejar → La otra persona (o el equipo) decide, pero tú das tu punto de vista.

Indagar → El equipo o la persona decide y luego te informa. Tú haces preguntas para comprender, no para controlar.

Delegar → Cedes la decisión por completo. Confías plenamente y no necesitas validar.

Usar esta escala te ayuda a delegar de forma consciente y estratégica, fomentando el desarrollo progresivo de cada persona.

Delegar bien es un superpoder. Libera tu tiempo, impulsa a tu equipo y mejora los resultados. Pero sobre todo, construye relaciones basadas en la confianza, el desarrollo y la responsabilidad compartida. Porque liderar no es hacerlo todo, es conseguir que las cosas pasen… con otras personas.