Escalando startups desde el equipo de People (de menos de 60 personas a más de 100)

Cuando una startup empieza a crecer y pasa de ser un equipo de menos de 60 personas a contar con más de 100, las cosas cambian, y mucho. Es un momento clave donde hay que estructurarse, pero sin perder la esencia que nos llevó hasta aquí.

Es un momento decisivo en el que, desde el equipo de People, toca actuar. No se trata solo de contratar más personas, sino de hacerlo con estrategia: definir roles, crear procesos claros, cuidar la comunicación y, sobre todo, mantener vivo el espíritu que unió al equipo inicial.

Así que, antes de lanzarse a contratar y meter procesos por todos lados, hagamos una pausa y reflexionemos:

Echa un ojo a la estructura

Roles más definidos

En equipos más pequeños, es común que una persona asuma varias funciones, pero a medida que se crece, es fundamental definir y especializar roles para mejorar la eficiencia.

Otro cambio que observarás sin duda es que, la comunicación y el flujo de información se vuelven más complejos. Antes tal vez se reportaba directamente a C-Level o founders, pero ahora hay más personas en el hilo de comunicación, más niveles intermedios.

Esto puede llegar a generar:

• Retrasos en las decisiones por la cantidad de filtros que ha de pasar la información.
• Desconexión del liderazgo por las pérdida de contacto directo del C-Level con los equipos.
• Falta de claridad para los equipos, que no saben a quién acudir para resolver problemas.
  

Con la escalabilidad te tocará definir muy bien las posiciones y los roles (las ya existentes y las que surgirán). Comparte claramente quién hace qué y evita duplicidad de funciones:

• Define un organigrama claro introduciendo niveles intermedios (managers/leadership) o representantes de los equipos (si optas por una estructura con equipos auto-organizados), que actúen como link de comunicación y evitar así la saturación o los cuellos de botella. 
• Crea descripciones de roles claras y estructura las líneas de reporte para que cada persona sepa a quién acudir y qué se espera de ellas.
• Evita reportings innecesarios usando herramientas como dashboards donde el leadership pueda ver métricas clave sin microgestionar.
• Capacita al equipo para facilitar información y evitar la aparición de cuellos de botella.
  

Consejo: usar OKRs y plataformas como Asana o Notion ayuda a compartir actualizaciones claras y concretas.

Descentralización de las decisiones

En etapas tempranas, las decisiones estratégicas y operativas suelen recaer en founders o en un grupo muy reducido. A medida que se escala, es fundamental delegar decisiones operativas.

Aquí puedes encontrarte ante la situación de elegir un modelo tradicional con jerarquías claras o uno más horizontal y flexible:

1. Delegar la toma de decisiones en managers (Organigrama piramidal con leadership) ofrece mucha claridad en las líneas de reporte, en las tomas de decisiones y en las responsabilidades. Pero puede generar cuellos de botella y disminuye la autonomía para los equipos, lo que puede llegar a desmotivar a ciertos perfiles.
2. Delegar la toma de decisiones a los equipos (Organigrama plano con equipos autogestionados) fomenta la colaboración, creatividad y autonomía. La toma de decisiones es más ágil y mejora la motivación y el sentido de pertenencia, ya que todos tienen voz. Si optas por este modelo has de contar con perfiles altamente responsables y maduros, debido a que la falta de liderazgo formal puede generar conflictos.

Muchas startups optan por un modelo híbrido: introducen niveles intermedios de liderazgo (por ejemplo, team leads) para garantizar claridad, pero mantienen la autonomía en la gestión operativa de los equipos.

Consejo: Da autonomía a los equipos, pero siempre con una dirección clara, y ofrece formación en liderazgo y toma de decisiones.

Repasa los procesos actuales. ¿Qué falta?

Selección

En los próximos meses el ritmo de incorporaciones puede llegar a ser frenético. Para agilizar y facilitar la organización de los distintos procesos de selección define con tiempo cómo serán las entrevistas, quién participará en ellas, ¿habrá prueba técnica?… y dónde buscarás talento. Usa herramientas que te ahorren tiempo, como LinkedIn Recruiter o algún ATS.

Es importante decidir y tener claro qué priorizarás en las entrevistas:

• Entrevista por skills: Evalúa si la persona tiene las competencias técnicas necesarias para el puesto. Aquí entran pruebas prácticas, preguntas técnicas o revisión de proyectos anteriores.
• Entrevista por valores: Busca entender si la persona comparte la cultura y misión de la empresa. Preguntas sobre situaciones reales o su forma de trabajar en equipo son útiles.

Recuerda que lo importante es encontrar un equilibrio: alguien con los skills necesarios pero que también encaje en la cultura marcará la diferencia en tu equipo.

Onboarding

Ten en cuenta que todas las incorporaciones de esta nueva etapa deberán vivir la misma experiencia. Crea un plan sencillo que mezcle un poco sobre cultura, herramientas y un enfoque práctico mediante shadowing, por ejemplo. 

Una propuesta podría ser la de diseñar un onboarding de dos/tres semanas: una semana para conocer más sobre la empresa, los valores y la cultura, y el resto para trabajar sobre las tareas del día a día con apoyo y acompañamiento.

El seguimiento, por supuesto, no debe terminar ahí. Asegúrate de mantener contacto continuo para resolver dudas.

Organiza un calendario con las personas que formarán parte del Onboarding como formadoras/mentoras y haz grupos con las incorporaciones que se unen al equipo según su fecha de inicio. Piensa que siempre es mejor unir en la misma sesión a varias personas:

• Fortaleces la relación entre ellas al encontrarse en la misma situación y pasar más tiempo juntas durante los primeros días, se generarán sinergías y un vínculo especial al compartir experiencias.
• Optimizas el proceso ahorrando tiempo. Habrá varias personas dedicando tiempo a preparar y realizar las sesiones de este proceso. Siempre es más eficiente realizar sesiones grupales una vez al mes (por ejemplo) que organizar un onboarding individual cada semana.

Finalmente, todo el material que pueda ser necesario ponlo en un sitio accesible, como Notion o Google Drive (¡o incluso vuestra propia intranet!).

Políticas claras

Define cuáles serán los procesos a seguir a la hora de, por ejemplo, solicitar vacaciones, referir a una persona para un proceso de selección, cuál será el calendario laboral para el año (¿qué horario tendréis? ¿Contaréis con flexibilidad? ¿Habrá jornada intensiva en verano?…), compártelo en sesiones donde se explique el funcionamiento de cada proceso y el equipo pueda trasladar sus dudas.

Ponerlos en un documento accesible para todo el mundo ayudará a construir una guía de consultas. 

Ejemplo: Una wiki interna donde se explique cuántos días de vacaciones hay al año y cómo pedirlos.

Feedback y desarrollo 

Va a ser muy importante que todo el mundo tenga claro cuáles son sus objetivos a alcanzar (tanto a corto como a largo plazo), así que mejor establecer desde ya un proceso para acompañar a las personas en el camino, resolver dudas cuando vayan surgiendo y ayudarles a mejorar reforzando áreas en desarrollo.

• Introduce OKRs o metas claras para que todas las personas sepan hacia dónde van.
• Crea espacios de feedback continuo, no solo en evaluaciones anuales. 
• Construir un espacio de seguridad psicológica será la herramienta que te dé el acceso a la mejora continua de los equipos.
  
  

Salarios y beneficios

Define bandas salariales claras y realistas para evitar disparidades y ofrece beneficios que realmente marquen la diferencia.

Ve más allá de la fruta en la oficina. Flexibilidad horaria, posibilidad de trabajo en remoto, transparencia en la comunicación, apoyo en formaciones y desarrollo, poner en valor la entrega de proyectos en vez de la realización de jornadas eternas… son aspectos muy valorados.

Define aquellos que mejor se adapten a la cultura del equipo y propón un esquema de implementación y seguimiento para valorar el impacto que puedan tener, no solo a nivel interno sino también a la hora de atraer talento.

Planes de crecimiento personal 

Diseña caminos de desarrollo claros para que la gente sepa cómo puede crecer dentro de la empresa. Detecta aquellas personas con potencial en skills que impacten en el proyecto, ofrece formación a quien tenga interés por desarrollar nuevos aspectos.

¡Ayúdales a asumir su siguiente rol! Ofrece un espacio en el que las personas puedan crecer personalmente. La gente quiere aprender y crecer, y darles herramientas adecuadas para hacerlo es clave para mantener el entusiasmo.

Offboarding

Durante los procesos de crecimiento también existen salidas. Es momento de diseñar un proceso respetuoso para cuando alguien deja la empresa.

Mayor enfoque en datos y metrización

Es esencial medir lo que importa para anticipar complicaciones. Mientras que en equipos pequeños muchas de estas observaciones pueden hacerse con análisis más informales, en equipos de mayor volumen es recomendable introducir procesos y herramientas especializadas en tomar decisiones basadas en datos.

• Tasa de rotación
• Tiempo medio de contratación
• Coste de contratación
• Satisfacción laboral
• Nivel de engagement (eNPS)
• Resultados de formaciones ofrecidas
• Potencial y performance…

Ejemplo: Usa encuestas trimestrales para medir el pulso del equipo y ajusta tus estrategias según los resultados.

Hay varias herramientas utilizadas por startups y empresas que están escalando, especialmente en el área de People. Algunas de las más comunes incluyen:

• Gestión de talento: Personio, Factorial, Bizneo HR… Son herramientas que suelen ofrecer un sistema integral para la gestión de talento, desde el recruiting hasta la formación y el desempeño.
• Comunicación interna: Slack, Microsoft Teams o Google Workspace (G Suite), ofrecen comunicación, videollamadas y colaboración en documentos en tiempo real.
• Gestión de proyectos y tareas: Asana, Trello, Kanban… Facilitan la gestión de tareas, proyectos, y la colaboración entre equipos.
• Encuestas y feedback: Nailted o Typeform crean encuestas personalizadas que se usan tanto para medir la satisfacción de los empleados (en el caso de Nailted) como en procesos de selección y otras situaciones (en el caso de Typeform)

Revisa la cultura y los valores ¿Siguen siendo reales o hay que ajustarlos?

El crecimiento de una startup puede poner a prueba su cultura y valores, que son la base sobre la que se construye su identidad. A medida que el equipo crece, es fundamental asegurarse de que estos valores no solo sean conocidos por todas las personas, sino que también sigan siendo representativos de la esencia de la organización.

Haz una revisión para evaluar si los valores establecidos siguen alineados con la realidad actual. ¿Reflejan cómo actúan los equipos en su día a día? ¿Están conectados con la visión de futuro? Estos valores deben ser una guía práctica, no solo palabras en una presentación, o carteles colgados de la pared.

La cultura puede diluirse o cambiar de manera inesperada si no se gestiona activamente. Para evitarlo:

• Comunica los valores constantemente incorporándolos en procesos como el onboarding, reuniones, evaluaciones de desempeño y eventos con el equipo.
• Predica con el ejemplo. Desde C-level han de ser los primeros en vivir y representar los valores.
• Escucha al equipo y crea espacios para que las personas compartan cómo perciben la cultura y qué aspectos sienten que necesitan ajustes.

En un entorno de rápido crecimiento, gestionar la cultura y los valores no es un lujo, sino una necesidad para mantener la cohesión del equipo y garantizar que el equipo conserve su identidad mientras evoluciona.

Comunicación Interna

Antes de crecer, la comunicación es básicamente orgánica porque todo el mundo se conoce y al ser un número reducido puede ser más directa y rápida. Con más gente, hay que estructurar y reforzar los flujos de información de manera proactiva, hacer que la comunicación fluya en ambas direcciones (top-down y bottom-up) y crear espacios para vivir los valores.

• Genera reuniones regulares con las que todo el mundo sepa qué está pasando e incluye siempre una sesión de preguntas abiertas.
• Crea espacios seguros y otorga la confianza para que todo el mundo pueda comunicar sus inquietudes, dudas, expectativas… sin miedos.
• Usa herramientas como Slack para ayudarte. Establecer unas pautas de su uso podría ayudar a no saturar. 
• Fomenta encuentros casuales como desayunos de equipo o happy hours.

Bienestar y ambiente

A partir de cierto volumen comienza a ser necesario lanzar encuestas regulares de clima laboral para saber cómo está el equipo. 

Crea iniciativas de bienestar que de verdad se usen, a raíz del feedback extraído de estas encuestas y agradece siempre al equipo su sinceridad y colaboración. Esto ayudará a reforzar su sentido de pertenencia.

Manten al equipo motivado ante el cambio

En este punto, el equipo que estaba desde el inicio puede sentir que está perdiendo el control del entorno que conocía. Antes, todo era cercano, ahora hay nuevas caras por todos lados y la comunicación puede no ser tan directa como era antes con C-Level. Surge distanciamiento y con esto, el miedo a perder la esencia de lo que se era.

La incertidumbre tiende a hacer surgir cierta preocupación de que los valores o la cultura inicial se diluyan. “Ya no es lo mismo de antes”, “Ahora todo son procesos”, “Hay nuevas costumbres”…

El sentido de pertenencia del equipo inicial puede verse afectado. Cómo solucionarlo:

• Involucra al equipo inicial en el proceso de crecimiento, dándoles roles de mentoring, escuchándoles o incluso incluyendo sus ideas en las nuevas estructuras.
• Refuerza las relaciones con dinámicas y eventos que celebren logros para mantener viva esa conexión inicial.
• Crea espacios seguros que puedan expresar sus inquietudes sin miedo.

Ejemplo: Introduce un programa de mentores internos donde las personas del equipo inicial guíen a las nuevas, reforzando la conexión con la cultura original.

El reto es equilibrar el crecimiento con la esencia de lo que hizo especial a la startup en sus inicios. Crear procesos claros y fomentar el diálogo son claves para que todas las personas, nuevas y veteranas, se sientan parte del mismo barco.

Escalar de 50 a 100 personas es un momento emocionante. Si te enfocas en crear procesos sólidos y cuidar a las personas, no solo crecerá la empresa, sino también tendrás un equipo unido y motivado. ¡A por ello!