Cómo deberíamos estar recibiendo a las nuevas incorporaciones del equipo

Es un secreto a voces, el onboarding está roto. Y no me refiero a que falten pasos en el proceso de bienvenida o a que tarden tres días en darte acceso a los sistemas (aunque eso también pasa).

El problema es mucho más profundo. El onboarding no está pensado para las personas, sino para cumplir con checklists aburridos y procesos burocráticos. La mayoría de los procesos de onboarding siguen un patrón predecible: presentaciones, documentos (¡aún en papel!), formaciones básicas... y, por supuesto, el clásico tour por la oficina o su equivalente remoto, donde el "tour" es básicamente que te añadan a cinco grupos de Slack.

Aunque hay algo de valor en todo eso, no es suficiente. El resultado es que, después del primer mes, muchas personas sienten que ya deberían saber qué hacer, pero no tienen ni idea. Y ahí radica el gran problema. Se da por hecho que esta persona va a adaptarse sola. Entonces, ¿qué podemos cambiar en el proceso para que sea una experiencia real?

Claridad desde el minuto uno

Antes de cualquier otro paso, lo esencial es dejar claro cuándo y dónde se va a empezar. Puede parecer obvio, pero muchas empresas fallan en este punto. La persona que se incorpora necesita saber a qué hora debe empezar, dónde debe ir (la dirección exacta si es en oficina) o el enlace si lo hará en remoto.

Y no se trata solo de la hora y el lugar, sino también de asegurarse de que cuente con los dispositivos necesarios desde el primer día. Si va a trabajar desde casa, debe tener el portátil o los equipos necesarios, con acceso a todas las herramientas y sistemas que usará. No debería perder tiempo esperando que se le dé acceso o solucionando problemas técnicos. Todo debería estar configurado de manera que, al conectarse, ya pueda acceder a su correo, las plataformas de trabajo y todo lo que necesita para integrarse rápidamente.

Además, si va a ser en remoto, asegúrate de que tenga claro qué herramientas de comunicación se usarán (Slack, Teams, Zoom, etc.) y qué persona de contacto tendrá durante su primer día para resolver cualquier duda técnica o logística que pueda surgir.

Desde el minuto uno, el mensaje debe ser claro: se ha preparado su llegada y todo está listo para que se sienta de la mejor manera posible.

Olvídate de los manuales y empieza con historias

Asúmelo, el primer día va a ser un popurrí de información, nombres, detalles que procesar... Es normal que al volver a casa no se recuerde nada de lo comentado. Entre los nervios, la emoción y el querer entrar con buen pie, es complicado retener los detalles.

En lugar de bombardear a la gente con documentos de política interna y organigramas, ¿por qué no empezar con algo más inspirador? Las personas se conectan con historias, no con listas. ¿Qué tal si el onboarding comenzara con la historia de la empresa, contada por quienes la han vivido? No hablo de la típica presentación de PowerPoint, sino de relatos genuinos sobre los fracasos, los logros y los momentos clave que han formado la cultura.

Las historias crean identidad. Si las personas que se incorporan entienden de dónde viene la empresa y qué la hace única, será mucho más fácil que se sientan parte de ella desde el minuto uno. Si, además, esta historia es contada por personas de diferentes equipos, podrán entender la sinergía que existe entre las distintas áreas de la compañía.

Un detalle también importante: olvidémonos ya del formato en papel. Todos esos documentos llegarán a casa y se meterán en un cajón que pasará al olvido en una semana. ¡Aprovechemos las herramientas digitales! ¿Por qué no crear una plataforma en la que todas las personas del equipo puedan encontrar respuesta a esas dudas del día a día? ¿Algo a lo que puedan tener acceso en cualquier momento y que les pueda ayudar a recordar lo que se les expuso el día de su llegada?

Un simple click, así de fácil.

Welcome Pack: sí, pero con sentido

Ya que hablamos de identidad, el Welcome Pack no puede faltar. Pero no se trata solo de una taza con el logo o una libreta corporativa. Si quieres que realmente conecte, hazlo personalizado: un libro que tenga relación con los valores de la empresa, una carta escrita a mano por el equipo o algún objeto que refleje la cultura y el propósito de la empresa. Algo que diga: “Te estábamos esperando, y eres importante para el equipo”.

Y aquí viene lo clave: un detalle personalizado basado en lo que has aprendido sobre esa persona durante el proceso de selección. Quizá mencionó que es amante del café, que tiene un hobby o que le interesa un tema en particular. Incluye algo que refleje que se le ha escuchado. Tal vez una bolsa de su café favorito, una planta si dijo que le encantan o un libro que comentó que le gustaría leer. Este tipo de gesto demuestra que no solo se valora como profesional, sino que también nos preocupamos por lo que le apasiona a nivel personal.

Esta personalización hace que la persona sienta que ya pertenece desde antes de empezar, que su llegada ha sido preparada con detalle y cuidado, y que la empresa está genuinamente interesada en ella más allá de su puesto de trabajo.

Breve introducción a las áreas

Conocer a las personas clave de la empresa es fundamental, pero no necesitamos organizar una reunión de tres horas donde cada departamento expone en PowerPoint lo que hace. Hazlo ágil y personal. 

¿Qué tal si cada área se presenta de manera informal? Podrían enviar videos cortos explicando su rol o hacer mini reuniones donde el equipo se presente rápidamente y le cuenten algo divertido de su trabajo. Que las personas se conozcan, pero sin caer en lo monótono.

Diseña momentos para compartir con el equipo, pero que no sean forzados

Las típicas presentaciones cruzadas están bien, pero suelen ser algo incómodas y se olvidan rápido. Mejor diseñar momentos auténticos para compartir, y esto aplica tanto para quienes están en la oficina como para aquellas personas que trabajan de forma remota.

En presencial, organizar una comida o café con el equipo en un ambiente más relajado, o invitar a esa persona a una actividad que la empresa ya esté haciendo, como una clase de yoga, un afterwork o un taller creativo, puede ser una forma de romper el hielo sin presiones. Lo importante es que las relaciones fluyan naturalmente, sin que esta persona se sienta el “centro de atención” de manera incómoda.

Para las personas en remoto, es igual de importante crear esos espacios de interacción. En lugar de limitarse a reuniones formales o videollamadas de trabajo, se pueden organizar encuentros informales virtuales: desde un café virtual donde todos se conectan con su bebida favorita para charlar de temas no laborales, hasta juegos o actividades online que ayuden a relajar el ambiente y crear lazos más genuinos. La clave está en que se sienta natural, no forzado.

Otra idea para los equipos remotos es invitar a la persona a unirse a reuniones casuales de los canales de chat. Muchos equipos que trabajan a distancia suelen tener grupos o canales dedicados a intereses comunes (cine, libros, fitness, etc.), donde se comparten memes o se hablan de temas ligeros. La participación en estos espacios ayudará a conocer el ambiente de manera más distendida, sin la presión de tener que presentarse formalmente ante todo el grupo.

Designa a un ‘buddy’ con propósito real

El concepto de "buddy" o mentor en el onboarding ya existe, pero suele ser un formalismo. Lo ideal sería que esta figura no fuera solo alguien a quien puedes acudir para hacer preguntas (aunque eso está bien), sino alguien que te ayude a descifrar las reglas no escritas, esas que nunca te dicen pero que son clave para entender cómo moverte en la empresa.

Este buddy debería ser alguien que se ha integrado con éxito en la empresa y sabe cómo “sobrevivir” al primer año. Que te diga qué software usar, cómo acercarte a cada persona del equipo y cuáles son los "atajos" que te harán la vida más fácil.

Hackear la cultura desde el día uno.

Prepara la agenda de los primeros días

Uno de los errores más comunes es que las personas llegan y se encuentran sin una estructura clara para sus primeros días. Para evitar esto, es clave preparar una agenda detallada. Que la persona sepa con quién va a estar, qué reuniones se le han organizado y qué se espera de ella en esas primeras semanas. 

No es solo una cuestión de logística, es una manera de demostrar que te importa su integración.

Las reuniones iniciales deberían incluir encuentros con las personas clave en la organización, momentos de feedback y una mezcla de formación con pausas para no abrumar.

Presenta las reuniones recurrentes del equipo y por qué son importantes

Parte fundamental del onboarding es integrar a las nuevas incorporaciones en la dinámica de trabajo del equipo. Para ello, es vital hacerle una introducción a las principales reuniones recurrentes: ¿Qué se discute en esas reuniones? ¿Cuál es el rol de cada participante? ¿Cómo puede aportar desde el inicio? 

Y no solo es cuestión de asistir: debe comprender por qué esas reuniones son importantes, así como familiarizarse con los proyectos en curso.

Momento con el equipo de People no solo para las políticas, también para los valores

Una reunión con el equipo de People es fundamental, pero no puede limitarse a explicar cómo pedir vacaciones o cómo funcionan las nóminas (para eso creamos la plataforma de acceso interno). Debería ser una oportunidad para hablar de los valores reales de la empresa y cómo se viven en el día a día. 

Sí, también es importante explicar la parte administrativa (cómo pedir días libres, gestionar beneficios, etc.), pero asegúrate de que el enfoque no sea solo mecánico.

Haz que esta reunión sea interactiva. Pregunta a las personas cómo les gusta trabajar, si tiene alguna preferencia en cuanto a la gestión de su tiempo y asegúrate de que la información que le des esté adaptada a su rol y contexto.

Feedback inmediato y constante desde el primer día

¿Por qué esperamos al final del mes o incluso a los tres meses para hacer una evaluación de cómo va todo? Feedback en tiempo real debería ser la norma.

Por ejemplo, establece momentos de feedback cortos y ágiles al final de cada día en la primera semana, y luego pasa a hacerlo semanalmente. Lo importante es que la persona no tenga que esperar para saber si está en el camino correcto. Y recuerda: esto no es solo para criticar, sino también para reforzar lo que está haciendo bien.

Todas las personas necesitamos esa validación.

Haz el onboarding más sobre las personas

La mayoría de los procesos de onboarding están centrados en la empresa: su cultura, sus herramientas, sus políticas... Pero, ¿qué hay de las personas? El onboarding debería ser un 50% sobre ellas, sobre cómo pueden sentirse cómodas y ser su mejor versión en ese nuevo entorno.

Organiza una sesión personalizada el primer día para hablar de lo que les hace funcionar, cómo prefieren trabajar, cuáles son sus preocupaciones... Adapta el onboarding a sus necesidades. 

Si alguien te dice que trabaja mejor con bloques de tiempo de concentración, no bombardees con reuniones interminables en su primera semana. Ajusta la experiencia a cada persona.

Si quieres que las nuevas incorporaciones den lo mejor de sí, el onboarding no puede ser solo un trámite. Debe ser una experiencia transformadora. Las primeras semanas no solo deberían dejar claro cómo hacer el trabajo, sino por qué vale la pena hacerlo en este equipo.

Pregúntate: ¿tu proceso de onboarding está diseñado para personas reales? Si la respuesta es no, es hora de repensarlo por completo.